Оформление деятельности добровольцев в проектах НКО

Кто такой волонтер

Волонтер – это человек, который помогает вашей организации безвозмездно и добровольно. Федеральный закон № 135 «О благотворительной деятельности и добровольчестве» четко это закрепляет: волонтер не получает зарплату. Он может получить компенсацию расходов – на проезд, питание, проживание, – но не оплату за свой труд. В этом принципиальное отличие волонтера от сотрудника или подрядчика.

Если человек оформлен как ИП или самозанятый или получает деньги по договору подряда, он уже не волонтер. Очень важно это понимать с самого начала. Не стоит пытаться оформить волонтеров через трудовые договоры или платить им как сотрудникам – это чревато штрафами, доначислениями налогов и конфликтами с проверяющими.

Также мы не отправляем в СФР данные о заключении или о расторжении договора с волонтером, как мы делаем по сотрудникам. И не отчитываемся ежемесячно о наших волонтерах перед контролирующими органами. Однако это не отменяет наличие всех необходимых документов по оформлению волонтера.

Документы – зачем и какие

Работать с волонтерами без документов – как ходить по минному полю без саперной лопаты. Самое простое и надежное – оформить договор о добровольческой деятельности или договор безвозмездного оказания услуг.

Что должно быть в договоре:

- полные данные обеих сторон – НКО и волонтера;

- конкретное описание задач и объема работ;

- сроки, на которые привлекается доброволец;

- условия компенсации расходов (если есть);

- права и обязанности волонтера и организации;

- порядок прекращения сотрудничества;

- обязательства соблюдать правила внутреннего распорядка и технику безопасности.

Без такого договора любые отчеты, книжки и акты не имеют юридической силы. Это главный документ, который защищает и вас, и добровольца.

Кроме договора, не забывайте получить согласие на обработку персональных данных. Это закон, и без него нельзя хранить контакты, использовать фотографии и вести базу.

Если волонтер работает с детьми, пожилыми, людьми с ограниченными возможностями – оформляйте приказ о допуске с назначением ответственного куратора. Это повысит безопасность и упростит проверку документов.

Волонтерская книжка – не обязательный, но удобный инструмент учета. Личную книжку волонтера НКО может вести самостоятельно: записывать даты, виды деятельности, часы и ставить подписи. Это помогает фиксировать опыт. Такая книжка ценится у грантодателей и очень полезна для портфолио волонтера. Волонтерские книги волонтер может получить как самостоятельно в специализированных ресурсных центрах или в НКО, в которой он ведет волонтерскую деятельность.

Права и обязанности волонтера и НКО

В договоре о волонтерстве можно прописать требования к волонтеру по выполнению определенных обязательств: участие в инструктажах, соблюдение правил, выполнение задач, обозначить сроки на выполнение этих задач или дни участия в мероприятии. Однако надо помнить, что волонтерство = добровольно. И мы не можем заставить волонтера выполнять его обязанности, если он передумал и решил не выйти на определенный проект. Если человек пришел и не хочет что-то делать – нельзя его заставить, ссылаясь на договор. Поэтому важно с самого начала договориться, что именно ожидается, и не только закрепить это письменно, но и по-человечески обозначить всю важность его участия в данном проекте или мероприятии, заинтересовать волонтера и замотивировать.

У НКО тоже есть обязательства:

- обеспечивать безопасные условия;

- проводить обучение;

- предоставлять необходимую поддержку, экипировку и др. важные моменты по взаимодействию прописанные в договоре о волонтерстве.

НКО несет ответственность за здоровье и безопасность волонтеров. Основание – статья 18 Федерального закона N 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)». Хорошая практика – добровольное страхование жизни и здоровья. Это не закон, но реальная защита от рисков.

Компенсации – что можно, а что нельзя

Волонтерам нельзя платить зарплату и премии, это прямо запрещено законом. Но компенсировать расходы – можно и нужно.

Что возмещаем:

- транспортные расходы: билеты, проездные, такси (по обоснованию);

- питание: продуктовые пайки, обеды или компенсация по чеку;

- проживание: хостелы, квартиры, гостиницы.

Как оформить:

- В договоре укажите, что вы компенсируете расходы при наличии подтверждающих документов.

- Каждая компенсация должна оформляться актом и авансовым отчетом с приложенными чеками и билетами.

- Деньги лучше компенсировать через р/с организации, если деньги выдаете наличными обязательно оформлять ведомость на выдачу.

- При крупных суммах лучше оформить приказ руководителя.

Важно не делать компенсации системными и регулярными, в противном случае налоговая инспекция может переквалифицировать выплаты в зарплату.

Отдельный момент – это компенсация питания. По налоговому кодексу все перечисления на питание до 700 рублей в день (по России) освобождается от НДФЛ, все, что выше – облагается налогом. Это важно учитывать при компенсации питания волонтеру. Данное ограничение не обозначает что мы не можем компенсировать сумму на питание более 700 рублей в день, но говорит о том, что все суммы превышающие 700 рублей в день подлежат начислению НДФЛ и подлежат удержанию и перечислению в бюджет (удержанием, перечислением и отчетностью занимается НКО). Так же необходимо сумму превышающую минимум указать в отчетности. Но, если вы сами закупаете пайки и выдаете волонтерам – налоги не начисляются.

Если волонтер испортил имущество

Волонтеры – люди, и ошибки случаются. Если волонтер повредил имущество, первым делом разбираемся: был ли это умысел, неосторожность, нарушение правил и техники безопасности.

В договоре желательно предусмотреть пункт о материальной ответственности, но в рамках разумного. На практике чаще вопрос решается переговорным путем, т.к. по законодательству очень сложно будет доказать вину волонтера, ведь он не сотрудник и не несет материальную ответственность за вверенное ему имущество.

Если ущерб значительный, можно попросить добровольца компенсировать затраты, хотя чаще всего приходится использовать внутренние ресурсы фонда.

Как расстаться с волонтером и что если он не выходит на работу

Волонтерство – добровольное дело. Если человек перестал приходить и не предупреждает, формально его не накажешь. Но чтобы не создавать хаос, важно прописать в договоре порядок уведомления об отсутствии и последствия. Это важно сделать для четкого понимания дальнейшего взаимодействия не только волонтера, который нарушил свои договоренности, но и для остальных волонтеров. Это будет примером для других, как не стоит поступать, если тебе дорог вклад в данную НКО и деятельность, которую ты здесь творишь и планируешь продолжать.

Если волонтер систематически нарушает договор или наносит вред – договор можно расторгнуть в одностороннем порядке. Тут действует принцип деловой этики, а не трудового законодательства.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если волонтер травмируется?

Волонтеры не подпадают под трудовое страхование, но ответственность за безопасность лежит на организации. Помогает тщательный инструктаж и добровольное страхование.

Можно ли работать с детьми и иностранцами?

Можно, но с осторожностью. Для детей до 14 лет – согласие родителей и сопровождение взрослых. Для иностранцев – проверка легальности пребывания и корректное оформление договоров.

Не получится ли, что волонтеры – это сотрудники, и мы нарушим ТК РФ?

Если не платить зарплату, не ставить жестких графиков и не требовать отчетов, все будет законно. Если работа похожа на труд, лучше оформлять штат.

Можно ли поощрять добровольцев?

Грамоты, благодарности, небольшие подарки – да. Но не денежные выплаты и премии, чтобы не создавать видимость оплаты труда.

Что писать в отчетах о волонтерах?

Фактические данные: сколько людей, сколько часов, какие результаты. Подкреплять документы: акты, журналы, книжки.

Как найти и удержать волонтеров?

Через соцсети, партнерства, вузовские программы. Главное – четко проговаривать задачи, давать обратную связь, обучение, поддержку и признание.

Какие основные документы должны быть по волонтерам при компенсации расходов?

Договор с волонтером, согласие на обработку персональных данных, положение о волонтерах, акт о проделанной задаче с подкрепленными чеками на возмещение, журнал учета волонтеров.

Волонтерство – про доверие, честность и ответственность. Нужно оформлять отношения правильно, понимать ограничения, не превращать добровольцев в работников и уважать их выбор.

Опыт показывает, что самые крепкие волонтерские команды – те, где люди чувствуют себя частью дела, где есть понятные правила и искренняя благодарность.