Что такое ЭЦП? Как ее получить и использовать?

Электронная цифровая подпись - комбинация знаков или паролей, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. По сути подпись – это специально сгенерированный файл с цифрами, который крепится к электронному документу. Этот файл отвечает на три главных вопроса:

- Кто подписал документ?

- Когда подписали документ?

- Есть ли у этого человека полномочия?

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись понадобится тем, кто собирается использовать в работе электронные документы, сдавать отчетность и получать услуги в интернете.

Вот как используют электронную подпись юридические лица:

- Работают с электронными документами, которые не надо печатать на бумаге. Государство признает такие документы имеющими юридическую силу.

- Передают электронные налоговые декларации в ИФНС, отчетность в ПФ, ФСС, Росстат.

- Подписывают документы в системе дистанционного банковского обслуживания, где можно удаленно оформить платеж и получить другие банковские услуги.

- Вносят изменения, ликвидируют и перерегистрируют организации.

- Оформляют трудовые отношения с удаленным сотрудником.

- Участвуют в электронных торгах, где подписывают заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде.

- Подписывают служебные электронные документы внутри организации.

- Оформляют электронные заявки на патенты, сделки с собственностью и др.

Все эти операции призваны облегчить жизнь – экономить на бумажном документообороте, меньше бегать по инстанциям, получать государственные услуги удаленно и т.п.

Основное преимущество ЭЦП – надежность. Обычную подпись просто подделать, а электронная имеет высокий уровень защиты от фальсификаций.

Есть три вида электронных подписей. Они отличаются сферой применения и степенью надёжности.

Простая электронная подпись

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример – логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) – чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. НКО неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи – усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи и ФНС России.

КЭП состоит из:

- закрытого ключа, который генерирует электронную подпись;

- открытого ключа для проверки подлинности подписи;

- сертификата ЭП с данными о владельце подписи и об удостоверяющем центре.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

- Флеш-накопитель (с 1 января 2022 года только особые типы).

- Средство криптозащиты (шифрования данных). Например, КриптоПро.

- Установленный личный сертификат.

- Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять? Если коротко – везде.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Подытожим:

Выбор подписи зависит от задач, которые стоят перед НКО.

Простая электронная подпись не имеет юридической силы и пригодна лишь для стандартных ежедневных задач, например, для доступа на интернет-сайты.

Неквалифицированная подпись подойдёт, если ваша компания имеет большой объём внутреннего или внешнего документооборота.

Квалифицированная подпись позволит работать с государственными порталами, дистанционно отправлять документы, зарегистрировать онлайн-кассу и участвовать в электронных торгах.