Правила оформления протоколов органов управления НКО
Протокол органов управления НКО – обязательная документация, которая должна регулярно вестись в НКО. Она проверяется надзорными органами. Как же оформлять эти документы правильно?
Руководителю НКО в своей работе приходится иметь дело с большим количеством документов – уставом и программой деятельности, финансовыми, кадровыми отчетными документами и т.д. Уделим внимание одному из видов обязательной документации, которая должна регулярно вестись в организации, – протоколам органов управления НКО.
Работа этих органов должна быть организована в любой зарегистрированной НКО и соответствовать ее Уставу, а их решения – оформляться документально протоколами.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов. Правила оформления протокола – это тоже закон, их нарушение делает документ недействительным. Как он должен быть оформлен и какие сведения в нем должны содержаться указано в ст. 181.2 ГК РФ.
Рассмотрим моменты, в которых на практике часто встречаются ошибки.
У протокола должен быть номер. Нумерация протоколов может вестись сплошная, от момента создания НКО, а может начинаться заново каждый год.
В заголовке протокола указывается орган, принявший решение, и полное название организации.
Частая ошибка – указывается сокращенное название НКО. Так делать нельзя.
В вводной части протокола обязательно указывается адрес места проведения заседания – полностью, а не только город. Например, адрес вашего офиса, адрес помещения, которое вы арендовали для проведения собрания членов организации или домашний адрес учредителя.
Обязательно указывается дата в время начала и окончания собрания, в часах и минутах.
Частая ошибка – указывается только время начала собрания, а время окончания – нет.
Далее дается список участников с указанием фамилии, имени и отчества. Для физических лиц, которые в заседании действуют не от себя лично, а являются представителями юридического лица, указывается документ, подтверждающий их полномочия.
Паспортные данные членов собрания обычно указываются только в учредительных протоколах о создании НКО. В других случая достаточно указать фамилию, имя, отчество полностью.
Далее идет важная фраза, которую часто забывают:
Присутствуют столько-то из стольких-то членов органа. Кворум 100 %. Собрание правомочно принимать решения по всем вопросам повестки дня.
Почему это важно? Чтобы решение собрания считалось правомочным, на собрании должно присутствовать более половины членов собрания. Во-вторых, количество присутствующих важно при последующем голосовании, чтобы определить, все ли присутствующие проголосовали, и долю проголосовавших «за».
Далее, если есть приглашенные лица – указываются они. Это лица, которые не участвуют в голосовании и принятии решений, но присутствуют на собрании. Например, будущий директор, которого собрание собирается назначить, ревизор, который будет зачитывать собранию свое заключение и т.п.
В первом пункте повестки избирается председатель собрания и секретарь, ведущий подсчет голосов. На очень больших по количеству участников собраниях ведущим подсчет голосов можно избрать третьего человека, чтобы секретарь мог сосредоточиться на ведении протокола. Но обычно секретарь и ведет протокол, и считает голоса.
Далее указываются другие вопросы повестки дня. Пишите конкретные вопросы, записывать в повестку «разное», «иные вопросы» – некорректно.
Следующий блок – рассмотрение вопросов повестки дня.
По каждому вопросу слушают выступающего (чаще всего – председателя, избранного в первом пункте повестки), потом голосуют и принимают решение.
Голосовать и принимать решение нужно отдельно по каждому вопросу повестки!
Для принятия решения необходимо, чтобы «за» проголосовали более половины участников (это называется «большинством голосов»), по вопросам исключительной компетенции – не менее 2/3 участников (это называется «квалифицированным большинством голосов»).
Указывать количество голосов нужно для каждого варианта ответа, даже если это – ноль.
Далее, если к протоколу прилагаются какие-либо документы, (например, отчет ревизора или текст благотворительной программы) – указывается их название.
Готовый протокол подписывается председателем и секретарем, избранными в первом пункте повестки.
Если протокол занимает более одного листа, все листы прошиваются, на месте прошивки делается бумажная наклейка, на ней указывается количество листов, ставится подпись секретаря.