Учет и хранение документов в НКО
За время работы некоммерческой организации накапливается большое количество разнообразных документов. Их нужно собирать, систематизировать, хранить и ни один нельзя уничтожить раньше срока, установленного законодательством.
Одно из решений систематизации документов, организации их учета и хранения – специальный документ, который называется «номенклатура дел». Номенклатура дел является частью внутренних правил, регламентирующих делопроизводство (документооборот) в организации.
Все документы в НКО раскладываются в отдельные папки (электронные или физические), в зависимости от темы (содержания) или структурного подразделения, к которому они относятся.
На языке учета и хранения документов каждая такая папка называется «дело». Как правило, оно имеет свой номер (индекс) и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Как правило, номенклатура дел отражает сроки хранения тех или иных документов, а также место их хранения.
В каждой НКО номенклатура дел формируется индивидуально с учетом организационно-правовых особенностей и фактической деятельности. Как правило, она содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации в НКО и иной административной документации, а также другие разделы, включающие список дел, относящихся к:
- различным структурным подразделениям;
- различными органами управления;
- различным видам учета (кадровый, бухгалтерский);
- различным видам услуг или направлениям работы в НКО;
- специальные блоки в связи с соблюдением требований законодательства (персональные данные, охрана труда и противопожарная безопасность и т.д.).
Структура номенклатуры дел в НКО также может в себя включать разделы, связанные с реализацией отдельных программ и проектов.
При составлении номенклатуры дел в первую очередь следует руководствоваться уставом. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности коллегиальных и иных органов управления в НКО.
Для того, чтобы номенклатура дел была эффективным инструментом систематизации, учета и хранения документов в НКО, необходимо следовать следующим принципам работы:
- Определение ответственных лиц за конкретные разделы номенклатуры.
- Требования к ведению номенклатуры дел должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.
- Номенклатура дел (ее структура) подлежит ежегодной корректировке. Оптимальный срок корректировки – раз в год или в иных случаях в зависимости от новых статусов, проектов и направлений деятельности.
- Осуществление контроля ведения номенклатуры дел. Речь про внутренний аудит, который можно проводить своими силами. Такой аудит проводится ежегодно ответственным лицом в декабре или январе. Задача аудита – проверить, а выполняют ли ответственные лица свои обязанности (комплектность документов, наличие оригиналов, учет документов в реестрах и пр.).
- Учет различных вариантов хранения в организации документов: на физических (материальных) носителях и в электронной форме. В идеале электронные документы также должны систематизироваться в информационной системе (в облаке или на общем сервере) в соответствии с номенклатурой дел организации и индексироваться в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.
Некоммерческие организации, как и любые другие, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязаны обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу (кадровые документы), в течение сроков их хранения, установленных законодательством.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.