Рекомендации для новых руководителей действующих НКО

17 апреля 2025

Общие рекомендации

Принимая НКО от прежнего руководителя, составьте акт приема-передачи всей имеющейся в НКО документации и материальных ценностей.

Приступив к исполнению обязанностей руководителя НКО, проверьте наличие обязательных документов и сданной отчетности за текущий календарный год и 3 предшествующих года.

Если в НКО отсутствует обязательная документация, необходимо предпринять меры по ее восстановлению (запросить имеющиеся документы у контрагентов, заключить договоры, провести собрания и т.д.). Если какие-то документы не могут быть восстановлены, создайте комиссию и зафиксируйте это актом. Требования к составу и численности комиссии, а также к форме и содержанию акта законом не установлены.

Если НКО не сдавала отчетность за прошлые периоды, незамедлительно подготовьте и сдайте необходимую отчетность за текущий период и 3 предшествующих года. К представляемой отчетности приложите документ (решение, протокол, приказ и т.п.) о Вашем назначении на должность руководителя НКО и пояснительную записку, в которой изложите сложившуюся ситуацию и поясните, что Вы являетесь вновь назначенным руководителем и предпринимаете все возможные меры к устранению нарушений за прошлые периоды.

Основные рекомендации

Рассмотрим основные шаги, которые нужно пройти руководителю НКО при вступлении в должность.

Проверьте Устав НКО на соответствие:

- действующему законодательству РФ;

- фактически осуществляемой деятельности и названию;

- фактическому месту нахождения;

- используемой в деятельности символики.

С 1 сентября 2014 года вступила в силу новая редакция Гражданского кодекса РФ, которая внесла ряд изменений в жизнедеятельность НКО. Если Устав НКО зарегистрирован до указанной даты, то при первом же изменении Устава необходимо привести его в соответствие с действующим законодательством РФ, в том числе с нормами главы 4 Гражданского кодекса РФ.

Проверьте, включена ли приносящая доход деятельность в Устав НКО.

Если НКО осуществляет приносящую доход деятельность, то она должна быть отражена в Уставе НКО. Приносящая доход деятельность должна соответствовать целям, для достижения которых создана НКО.

Следует обеспечить ведение раздельного бухгалтерского учета основной некоммерческой и приносящей доход деятельности.

Проверьте наличие программы деятельности НКО и бюджета (сметы, финансового плана) к ней.

Наличие программы деятельности НКО является обязательным. Программа деятельности конкретизирует положения Устава и задает более узкие рамки деятельности НКО. Программа деятельности принимается высшим органом управления НКО.

При написании программы деятельности и бюджета (сметы, финансового плана) стоит руководствоваться положениями Устава НКО и фактическими планами НКО.

Проверьте наличие проектов и бюджетов к ним.

Все мероприятия, проводимые НКО во исполнение Устава и программы деятельности, рекомендовано обличать в конкретные проекты. Требований к содержанию проекта нет. Однако в любой проект следует включать цели, задачи, мероприятия, целевую аудиторию, результаты и расходы по запланированным мероприятиям (бюджет).

Проверьте наличие документов, подтверждающих целевое расходование средств.

Весь процесс жизнедеятельности НКО должен сопровождаться оформлением документов, которые подтверждали бы целевое расходование средств. К таким документам относятся документы, подтверждающие факт осуществления деятельности (раздаточные материалы, регистрационные списки участников, брошюры, фотографии, видеозаписи мероприятия и т.д.), и первичные финансовые документы (договоры, акты, счета, платежные поручения, квитанции и т.д.).

Проверьте наличие отчетов по проектам и отчета о деятельности НКО.

Отчетами необходимо сопровождать каждый проект и исполнение программы деятельности в целом. Отчет о деятельности НКО – это сводный отчет, который складывается из отчетов по проектам и утверждается высшим органом управления НКО.

Проверьте наличие решений/протоколов органов управления и контрольно-ревизионных, надзорных органов НКО.

Устав НКО устанавливает порядок управления деятельностью НКО и порядок осуществления контроля и надзора за деятельностью НКО. Управление и контроль, надзор в НКО осуществляется путем проведения органами НКО собраний (заседаний, съездов, конференций) и проверок, соответственно.

Все собрания органов управления НКО должны быть оформлены решениями/протоколами, а проверки контрольно-ревизионных, надзорных органов НКО – актами/отчетами.

Проверьте наличие обязательных кадровых документов НКО.

К числу обязательных кадровых документов НКО, которые прежде всего проверяет федеральная инспекция труда, относятся:

- штатное расписание;

- трудовые договоры с каждым штатным работником;

- трудовые книжки;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение об оплате труда и премировании;

- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области;

- график отпусков;

- приказы по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска), а также книги учёта таких приказов;

- личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);

- табель учета рабочего времени;

- правила и инструкции по охране труда (работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников);

- медицинские книжки работников и журнал прохождения обязательных медосмотров (при необходимости);

- должностные инструкции (если в трудовом договоре не прописаны должностные обязанности);

- договоры о материальной ответственности штатного работника;

- специальная оценка условий труда;

- иные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель.

Проверьте наличие иных внутренних документов НКО.

Изучив Устав и требования закона по отношению к Вашей НКО (учитывается организационно-правовая форма, специфика деятельности и т.д.), следует определить перечень обязательных внутренних документов, к которым может относиться положение о членстве (для членских НКО), положение о попечительском совете (для фондов), учетная политика, положение об обработке персональных данных, всевозможные журналы, в частности журнал проведения проверок, журнал инструктажа по технике безопасности, по противопожарной безопасности, журнал учета входящей/исходящей корреспонденции и т.д., и проверить их фактическое наличие в НКО.

Также следует проверить наличие гражданско-правовых договоров, регулирующих каждый факт хозяйственной жизни НКО (договоры с добровольцами (волонтерами), поставщиками и исполнителями услуг, договор на занимаемое НКО помещение и т.д.).

Проверьте наличие сданной отчетности в Минюст, налоговые органы, органы статистики, Социальный фонд.

Сдача отчетности для НКО является обязательной, независимо от того, осуществлялась деятельность или нет.

В случае обнаружения несданной отчетности необходимо в кратчайшие сроки подготовить и сдать необходимую отчетность.

Дополнительные рекомендации

Для фондов и НКО, выполняющих функции иностранного агента: проверьте наличие пройденных аудиторских проверок и размещение отчетов о пройденных аудиторских проверках на сайте Федресурса.

Если указанные НКО в последнее время не проходили обязательный аудит, следует его провести, как минимум, за три предшествующих года. Информацию о результатах обязательного аудита следует внести в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц на сайте Федресурса. Сведения необходимо разместить не позднее трех рабочих дней с даты подписания аудиторского заключения.

Для членских НКО: проверьте список членов.

В членских НКО наличие списка или реестра членов является обязательным. Руководствуясь Уставом НКО, необходимо определить орган управления НКО, к компетенции которого отнесено ведение списка или реестра членов. Актуализируйте данный список или реестр членов.

Следует проверить принималось ли органами управления НКО решение об уплате членских взносов. Если такое решение было принято, проверьте уплату членских взносов за текущий и прошлые периоды.