Обязательные документы в НКО

Какие обязательные документы должны быть в НКО? Какие существуют документопотоки, и как они влияют на объем документов?

Верного ответа нет, поскольку универсального перечня документов не существует. Процессы, из которых складывается деятельность НКО, весьма разнообразны и каждому процессу соответствуют свой документооборот и свои документы.

Общими для всех НКО процессами являются:

- бухгалтерский учет (первичные учетные документы, отчеты, справки и т.д.);

- кадровый учет (личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу и т.д.);

- документационное обеспечение управления НКО (протоколы заседаний коллегиальных органов управления, решения и пр.);

- внутренняя организационно-распорядительная документация (приказы руководителя организации, внутренние локальные акты и т.д.);

- организация процесса договорной работы (договоры и сопутствующие документы);

- работа с потоками документов (входящие и исходящие письма);

- прочие документы.

Помимо общих для всех НКО процессов, влияющих на документооборот, можно выделить иные факторы, влияющие на объем документов в организации:

- организационно-правовая форма НКО;

- особенности структуры органов управления;

- источники финансирования;

- характер деятельности;

- наличие у НКО специального статуса;

- внутренние регламенты, инструкции и положения.

Одним из универсальных перечней можно считать список документов, которые запрашивают органы Минюста России при проведении плановых контрольно-надзорных мероприятий (проверок). Их условно можно поделить на 2 блока: организационно-правовые документы и документы, относящиеся к финансовой деятельности.

Организационно-правовые документы и сведения:

- документы, подтверждающие местонахождение НКО (правоустанавливающие документы на помещение);

- решения высшего органа управления некоммерческой организации (протоколы, выписки из протоколов, решения об утверждении благотворительных программ, справки и другие);

- решения постоянно действующего руководящего органа, распорядительные документы других органов управления, в том числе по утверждению финансового плана (сметы), по утверждению добровольных, вступительных и иных взносов, по утверждению численного состава работников, размеров оплаты их труда, по использованию имущества, по использованию безвозмездного труда граждан;

- решения контрольно-ревизионного органа некоммерческой организации, включая акты проверок (при наличии указанного органа в структуре некоммерческой организации);

- сведения о программах некоммерческой организации, решения об их утверждении и сведения об их реализации;

- сведения о публичных и иных мероприятиях, проведенных некоммерческой организацией (периодичность, форма проведения, место и дата проведения, содержание мероприятий и прочее);

- документы, подтверждающие участие в конкурсах на получение отечественных и зарубежных грантов;

- содержательные отчеты по грантам;

- содержательные отчеты об использовании финансовых средств согласно целям, указанным в договорах пожертвований в соответствии с пунктом 3 статьи 582 Гражданского кодекса Российской Федерации;

- сведения о членах (участниках) некоммерческой организации с указанием даты рождения и гражданства (заявления о вступлении в члены (участники) некоммерческой организации, решения уполномоченных органов некоммерческой организации об их приеме или исключении, реестр членов (участников) некоммерческой организации);

- сведения о структурных подразделениях с указанием их полного наименования, местонахождения, фамилии, имени, отчества (при наличии) их руководителей, контактных телефонов (при наличии);

- штатные расписания некоммерческой организации;

- документы по использованию некоммерческой организацией труда добровольцев, волонтеров;

- документы по сайту некоммерческой организации;

- переписка некоммерческой организации с физическими и юридическими лицами по вопросам осуществления деятельности, направленной на достижение уставных целей;

- печатные издания, печатная продукция, а также иные агитационные материалы, образцы сувенирной продукции, наград, грамот и прочее;

- документы, подтверждающие участие в выборах и референдумах в качестве избирательного объединения (при наличии);

- публикации в средствах массовой информации, в том числе в сети «Интернет» (при наличии);

- документы, подтверждающие деятельность по выполнению уставных целей, в том числе о приносящей доход деятельности, учреждении некоммерческих и коммерческих организаций, средств массовой информации, об участии в деятельности иных юридических лиц;

- сведения о ежегодном опубликовании отчета о деятельности некоммерческой организации;

- материалы по выпуску периодических изданий;

- правоустанавливающие документы на используемые в деятельности НКО помещения, здания, земельные участки и прочее.

Документы и информация, относящиеся к финансовой деятельности:

- сведения об источниках формирования денежных средств и иного имущества, наличии иностранных источников финансирования;

- информация о пожертвованиях, полученных и направленных НКО юридическим и физическим лицам;

- информация о пожертвованиях, полученных и направленных НКО политическим партиям, их региональным отделениям, а также в избирательные фонды, фонды референдума;

- сведения о членских взносах и иных имущественных взносах (при наличии);

- бухгалтерско-финансовые документы, которые не могут быть получены в порядке межведомственного информационного взаимодействия, а именно:

- копии планов счетов бухгалтерского учета, учетной политики для целей бухгалтерского учета и налогообложения;

- утвержденные сметы доходов и расходов, финансовый план;

- оборотно-сальдовые ведомости по счетам некоммерческих организаций;

- карточки (анализ) счетов главной книги;

- кассовые документы (кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты);

- заключенные договоры и документы об их исполнении – приходные накладные и накладные на отпуск товаров, работ и услуг, акты приема-передачи товара, счета-фактуры, акты (в случае применения некоммерческой организацией упрощенной системы налогообложения представляется книга учета доходов и расходов).

Учитывая приведенный перечень, НКО может определить для себя ориентир в формировании перечня обязательных документов. Важно помнить, что предметом государственного контроля и надзора со стороны органов Минюста России является соответствие деятельности некоммерческих организаций, в том числе по расходованию денежных средств и использованию иного имущества, целям, предусмотренным их учредительными документами, и законодательству Российской Федерации.